Elektroniczny obieg dokumentów pozwala wyeliminować obieg papieru, ale także zminimalizować koszty obsługi fizycznej korespondencji oraz automatyzacje procesu. System składa się z kilku modułów, połączonych w jeden spójny obieg, które możemy dodatkowo integrować z innymi systemami dziedzinowymi Klienta.
Rejestracja korespondencji przychodzącej polega na klasyfikacji dokumentu, jego fizycznej rejestracji oraz przyporządkowanie korespondencji do jej właściciela – osoby / komórki organizacyjnej, do której akceptacji (lub po prostu wiadomości) trafi dokument w kolejnym kroku.
Ewidencja korespondencji wychodzącej ma na celu skatalogowanie wszystkiego, co opuszcza firmę. Każda z przesyłek jest rejestrowana w systemie, wraz z uwzględnieniem informacji o środku komunikacji, za pośrednictwem którego jest przesyłana. Możliwe jest automatyczne tworzenie list nadawczych, w tym w formie elektronicznej, np. EKD Poczty Polskiej czy integracja z platformami kurierskimi.
Zadaniem modułu jest katalogowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej dla papierowych wersji dokumentów w spójnie opisanych segregatorach. Każdy z nich jest rejestrowany w systemie i opatrywany odpowiednim opisem zawartości a także dedykowanym kodem kreskowym. Powiązanie między dokumentem a segregatorem jest w systemie widoczne obustronnie – wywołanie dokumentu umożliwia podgląd informacji o segregatorze, do którego jest przypisany, i odwrotnie – wywołanie segregatora wyświetla także informacje na temat wszystkich dokumentów znajdujących się w nim.
Każdy z trafiających do firmy, lub wychodzących z firmy dokumentów może być wiązany z innymi już zarejestrowanymi dokumentami i może być także przypisywany do kontrahentów, kategorii, prowadzonych spraw, etc.
